Электронный документооборот постепенно вытесняет бумагу из бизнес-процессов. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку по общему правилу нужно будет оформлять в электронном виде. О том, как работает ЭДО, какие риски несёт отказ от него и как интеграция с учётными системами упрощает жизнь бухгалтерам, интернет-газете «ЖУК» рассказал Роман Акимов, руководитель проектной группы Контур.Диадока.
Какие документы можно перевести в электронный вид
Казалось бы, бумага — это привычно и надёжно. Но эксперты с этим не согласны. Через ЭДО можно передавать большинство документов, которыми компании обмениваются друг с другом. Главное — понять, какой у них статус.
Формализованные документы, например счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД), передаются в утверждённом формате XML. Это как официальный костюм: строгий, понятный, обязательный в определённых случаях. Например, для ряда операций с маркированными товарами предусмотрен обязательный обмен электронными документами через ЭДО.
А вот договоры, письма, претензии и прайс-листы — документы неформализованные. Их можно отправлять в разных форматах: DOCX, PDF, XLSX или даже JPG. Для счёта на оплату формат также утверждён, но пока его использование остаётся добровольным.
«Через ЭДО можно передавать большинство документов, которыми компании обмениваются с контрагентами. При этом важно помнить, что для некоторых видов документов, например транспортных, с 1 сентября 2026 года электронный формат становится обязательным. Перед переводом документов в электронный вид стоит проверить требования законодательства и получить консультацию у оператора ЭДО», — пояснил Роман Акимов.
Как ЭДО ускоряет работу бухгалтерии
Теперь о главном — о скорости. Бухгалтеру больше не нужно ждать курьера с пачкой бумаг или проверять почту в надежде, что контрагент уже отправил счёт. Документы поступают сразу после отправки, а их статус виден в реальном времени. Если учётная система интегрирована с ЭДО, часть данных подтягивается автоматически, поэтому сотрудникам не нужно вводить их повторно. В период закрытия отчётности это позволяет бухгалтерии быстрее работать с первичными документами.
«ЭДО сокращает время на обмен первичными документами между контрагентами. Документы поступают сразу после отправки, их статус можно отслеживать в режиме реального времени. При интеграции с учётной системой часть данных автоматически подтягивается, что избавляет сотрудников от повторного ввода информации. Бухгалтерия получает комплект первички быстрее и тратит меньше времени на обработку и сверку», — пояснил Роман Акимов.
Чем рискуют те, кто до сих пор на бумаге
А теперь — о тех, кто всё ещё держится за бумагу. Рисков становится всё больше. Бумажный документооборот медленный, неудобный в хранении, а главное — его сложнее встроить в современные автоматизированные процессы. Кроме того, для отдельных процессов законодательство уже предусматривает обязательный электронный формат.
Для ряда операций с маркированными товарами предусмотрен обязательный обмен электронными документами через ЭДО. А с сентября 2026 года список расширится: транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авиационные грузовые накладные по общему правилу нужно будет оформлять в электронном виде.
«Бизнес, который продолжает работать только с бумажными документами, может лишиться части заказчиков. Ряд компаний, особенно в ритейле, уже включают ЭДО в договоры с поставщиками как обязательное условие. К тому же с 1 сентября 2026 года в электронном виде необходимо оформлять транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы и другие», — предупредил эксперт.
Как быстро настроить интеграцию с 1С и SAP
Если у компании уже есть учётная система вроде 1С или SAP, ЭДО можно интегрировать с ней. Сотрудникам не придётся постоянно переходить в отдельный сервис — отправлять, подписывать и отслеживать документы можно прямо в привычной программе.
Для типовых конфигураций 1С есть готовый модуль Диадока, установка которого занимает до пяти минут. Для собственных или доработанных систем предусмотрены Диадок.Коннектор и настройка через API. Сколько именно займёт внедрение, зависит от конкретной системы и задач.
«Готовый модуль Диадока для 1С можно установить примерно за пять минут. Для собственных или доработанных систем можно использовать Диадок.Коннектор либо настроить интеграцию через API. Универсальный срок внедрения назвать сложно — он зависит от учётной системы, объёма доработок и сценариев интеграции», — рассказал Роман Акимов.
Что делать при сбое у оператора
А что делать, если оператор ЭДО вдруг дал сбой? Такое случается редко, но лучше знать, как действовать. Если документ не отправился — подтвердить отправку нельзя, её просто не было. Но если отправка состоялась, оператор формирует служебное подтверждение с электронной подписью, датой и временем.
В Диадоке по исходящим документам можно скачать архив со служебными документами и протоколом передачи. Если контрагент не видит документ во входящих или не формируются служебные документы — эксперт советует обратиться в техподдержку для проверки обработки документа.
«При техническом сбое важно понять, на каком этапе возникла проблема. Если сервис недоступен и документ не отправился, подтвердить факт отправки невозможно. Если документ отправлен, оператор ЭДО формирует служебное подтверждение с электронной подписью, датой и временем. В Диадоке по исходящим документам можно скачать архив со служебными документами и протоколом передачи», — посоветовал он.
Чем отличается коммерческий ЭДО от ГосЭДО
И последнее, но очень важное. Многие путают коммерческий ЭДО и ГосЭДО.
Коммерческий ЭДО — это обмен документами между контрагентами. При этом контрагенты могут быть подключены к разным операторам — проблему решает роуминг. Если компания обменивается с госорганом документами поставки, например УПД, используется обычный сценарий ЭДО через оператора. ГосЭДО применяется для официальной корреспонденции с государством: запросов, писем и ответов. В 2025 году Контур стал первым негосударственным оператором ГосЭДО. Пилотный проект уже показал, как это работает.
Раньше, чтобы обменяться письмами с МВД, документы направлялись по почте. После подключения к ГосЭДО обмен перешёл в электронный формат. Благодаря этому срок получения ответов сократился в разы, а в отдельных случаях ведомство может получить ответ уже на следующий день.
«ГосЭДО применяется для официальной корреспонденции между бизнесом и госорганами. В 2025 году Контур стал первым негосударственным оператором ГосЭДО. Например, обмен письмами с МВД России перешёл в электронный формат — срок получения ответов сократился в разы, ведомство может получить ответ уже на следующий день», — подчеркнул Роман Акимов.
Контур развивает цифровые сервисы не только для обмена документами, но и для их анализа. Ранее интернет-газета «ЖУК» сообщала, что в сервисе Контур.Фокус появилась функция проверки договоров с помощью искусственного интеллекта. Нейросеть анализирует контракт за пять минут, подсвечивает фрагменты с высокими, средними и низкими рисками и даёт рекомендации по их устранению.